tentacltentacl — ERP neu gedacht: KI-Agenten statt Klick-Arbeit
Nicht klicken.
Automatisieren.
Ich verbinde bewährte ERP-Systeme mit KI-Agenten – für eine völlig neue Art,
kaufmännische, logistische und operative Prozesse zu steuern. Per Sprache, per E-Mail
oder ganz von allein.
Jede Rechnung von Hand anlegen. Jeden Auftrag durchklicken. Jede Retoure manuell erfassen. ERP-Systeme, die nur funktionieren, wenn jemand davor sitzt und tippt. Stundenlange Routine, die Ihr Team ausbremst.
Die neue Welt
KI-Agenten erledigen, was Sie früher geklickt haben. Rechnungen entstehen aus E-Mails. Bestellungen lösen sich selbst aus. Support-Anfragen werden automatisch bearbeitet. Sie sprechen – das System handelt.
KI analysiert Anfrage, kennt den Kunden, antwortet sofort
So funktioniert's
Bewährtes Fundament, intelligente Schicht
Ich nehme ein altbewährtes ERP-System als soliden Kern – und baue darüber eine intelligente Schicht aus KI-Agenten, die Ihre Prozesse automatisiert.
Der Kern: Bewährtes ERP
Odoo 18 als stabiles Fundament
CRM, Buchhaltung, Lager, Einkauf, HR
Alle Daten an einem Ort
Die Intelligenz: KI-Agenten
Agenten, die Aufgaben eigenständig erledigen
Sprachsteuerung für Ihr Team
E-Mails werden zu Aktionen im System
Das Ergebnis: Gewonnene Zeit
Kaufmännische Prozesse laufen automatisch
Retouren, Support, Logistik ohne Klick-Arbeit
Ihr Team macht das, was Menschen besser können
Prozesse
Alles, was automatisch laufen kann
Egal ob Auftrag, Retoure, Bestellung oder Support – jeder Prozess, der heute manuell läuft, kann morgen von einem Agenten übernommen werden.
Auftragsverarbeitung
E-Mail rein, Auftrag raus
Eingehende E-Mails mit Bestellungen werden vom KI-Agenten gelesen, validiert und automatisch als Auftraege im ERP angelegt. Der Agent erkennt Kunden anhand der Absenderadresse, prueft Verfuegbarkeit und Preise, und legt bei Unklarheiten eine Rueckfrage an. Typische Quote: 80-90% vollautomatische Auftraege ohne manuellen Eingriff.
Rechnungsstellung
Automatisch erstellt & versendet
Sobald ein Auftrag geliefert oder eine Leistung erbracht wurde, erstellt das System die Rechnung automatisch, validiert Steuersatz und Zahlungsbedingungen, versendet sie per E-Mail und legt sie revisionssicher in der Belegablage ab. Mahnstufen werden ebenfalls automatisch ausgeloest.
Lagerverwaltung
Nachbestellung bei Mindestbestand
Der Agent ueberwacht Bestaende kontinuierlich, prognostiziert Bedarfe basierend auf historischen Verkaeufen und Saisonalitaet, und triggert Bestellungen beim Lieferanten bei Erreichen des Mindestbestandes. Bestelleingaenge werden automatisch verbucht, Inventurdifferenzen markiert.
Einkauf
Bedarfsgesteuert, ohne Formulare
Bedarfsmeldungen aus den Fachabteilungen werden konsolidiert, der Agent vergleicht Lieferanten-Konditionen und erstellt Bestellanfragen. Bei genehmigten Rahmenvertraegen erfolgt die Bestellung direkt. Wareneingaenge werden gegen Bestellungen abgeglichen, Differenzen automatisch reklamiert.
Kundensupport
KI antwortet, kennt den Kunden
Eingehende Support-Anfragen per E-Mail oder Chat werden vom Agenten klassifiziert. Standardfragen (Lieferstatus, Rechnungskopie, Garantie) werden direkt beantwortet, der Agent kennt den Kunden und seine Historie. Komplexere Faelle werden mit Vorlage und Kontext an das Team uebergeben.
Retouren
Automatischer Ablauf, ohne Klicks
Retourenanmeldungen werden geprueft, Versandlabels generiert, der Kunde erhaelt automatisch eine Bestaetigung. Bei Wareneingang wird der Zustand erfasst, der Lagerbestand korrigiert und die Erstattung ausgeloest. Die gesamte Prozesskette laeuft ohne manuelle Eingriffe.
CRM & Vertrieb
Leads qualifizieren per KI
Eingehende Leads aus Webformularen oder Anrufen werden automatisch qualifiziert: Branche, Unternehmensgroesse, Bedarf und Dringlichkeit werden vom Agenten ermittelt und die Leads priorisiert. Vertriebler bekommen die heissen Leads zuerst, mit allen relevanten Hintergrundinformationen.
Buchhaltung
Belege erkennen, buchen, ablegen
Belege werden per OCR erkannt, der Agent extrahiert Lieferant, Datum, Beträge und Steuer und legt einen Buchungsvorschlag mit korrekter Kontierung an. Wiederkehrende Belege werden automatisch wiedererkannt und gebucht. Steuerberater bekommt monatlich einen aufgeraeumten DATEV-Export.
Sprachsteuerung
Sprechen statt tippen
Statt durch Menues zu klicken, sprechen Sie Befehle: "Erstelle einen Angebot fuer Mueller GmbH ueber 500 Stueck Artikel A". Der Agent versteht den Kontext, klaert Rueckfragen und legt das Angebot an. Funktioniert per Smartphone-App oder Headset im Buero.
HR & Personal
Urlaubsanträge, Zeiterfassung
Urlaubsantraege, Krankmeldungen und Reisekostenabrechnungen werden vom Agenten entgegengenommen, gegen Resturlaub und Vertretungsregeln geprueft, und an die Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet. Zeiterfassung laeuft ueber App oder Web, der Agent erinnert bei Vergessen.
Reports & Dashboards
Fragen statt Filtern
Statt komplexe Filter zu setzen, fragen Sie das System: "Wie war der Umsatz in Region Sued letztes Quartal verglichen mit Vorjahr?" Der Agent liest die Frage, holt die Daten und liefert eine verstaendliche Antwort mit Visualisierung. Standard-Reports laufen automatisch und werden per Mail zugestellt.
Individuelle Prozesse
Alles, was Ihr Business braucht
Jeder Geschaeftsprozess in Ihrem Unternehmen kann automatisiert werden, sofern er einer klaren Logik folgt. Wir analysieren im Erstgespraech welche Prozesse den groessten Hebel haben und bauen die Agenten genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten - keine Schablone, keine Standardloesung von der Stange.
Ablauf
In drei Schritten zum eigenen System
1
Erstgespräch
Wir analysieren gemeinsam Ihre Prozesse, Anforderungen und Ziele. Kostenlos und unverbindlich.
2
Aufbau
Ich baue Ihr System: ERP als Fundament, KI-Agenten für Ihre Prozesse. Individuell, nicht von der Stange.
3
Live & Support
Ihr System läuft – und die Agenten arbeiten. Hosting, Wartung und neue Automatisierungen, alles aus einer Hand.
Robert Bückel
IT-Strategie · ERP · Automatisierung
Über 20 Jahre Erfahrung in IT-Strategie, E-Commerce und ERP-Systemen. Ich habe für Unternehmen
jeder Größe Systeme geplant und umgesetzt – von der Auftragsabwicklung bis zur kompletten
Prozessautomatisierung. Mein Ansatz: Zuhören, verstehen, gemeinsam das richtige System bauen.
Die Beratung ist kostenlos und unverbindlich. Ein typisches Einfuehrungsprojekt liegt zwischen 8.000 und 30.000 EUR einmalig, je nach Anzahl der zu automatisierenden Prozesse. Hinzu kommen monatliche Hosting- und Wartungskosten ab 99 EUR pro Monat. Die genauen Kosten haengen von Ihrem Prozess-Setup ab und werden im Erstgespraech transparent kalkuliert. Es gibt keine Lizenzkosten fuer das ERP-System – Odoo Community ist Open Source.
Wie lange dauert die Einfuehrung?
Erstgespraech und Anforderungsanalyse: 1–2 Wochen. Aufbau des Basissystems mit Ihren Stammdaten: 2–4 Wochen. KI-Agenten fuer die ersten Prozesse: 2–3 Wochen pro Prozess. Insgesamt sind Sie typischerweise 6–12 Wochen nach Projektstart produktiv. Weitere Agenten und Automatisierungen werden danach laufend ergaenzt – das System waechst mit Ihnen.
Welche Geschaeftsprozesse koennen mit KI-Agenten automatisiert werden?
Typisch sind: Auftragserfassung aus E-Mails, Rechnungsstellung und Versand, Lagerbestandspflege mit automatischen Nachbestellungen, Belegbuchhaltung mit OCR und Kontierung, Kundensupport im First Level, CRM-Pflege mit Lead-Qualifizierung sowie HR-Themen wie Urlaubs- und Reisekostenantraege. Grundsatz: Wenn ein Prozess heute manuell »durchgeklickt« wird und einer klaren Logik folgt, kann ein KI-Agent ihn uebernehmen.
Ist tentacl DSGVO-konform?
Ja. Alle Systeme laufen auf deutschen Servern bei Hetzner (Falkenstein). Daten verlassen den EU-Wirtschaftsraum nicht. Auf Wunsch wird eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) abgeschlossen. Die KI-Agenten nutzen Anthropic Claude über den AWS-EU-Endpunkt – auch hier bleiben Daten in der EU. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle: Welche Daten ein Agent sehen darf, wird pro Prozess konfiguriert.
Fuer welche Unternehmensgroesse ist tentacl geeignet?
Der Sweet Spot liegt bei 5 bis 100 Mitarbeitern – also klassischer deutscher Mittelstand. Bei kleineren Unternehmen ist der Aufwand oft zu hoch im Verhaeltnis zur eingesparten Zeit. Bei groesseren Unternehmen (200+ MA) kommen meist eigene IT-Abteilungen und groessere ERP-Systeme zum Einsatz, in denen die KI-Agenten dann ergaenzend integriert werden koennen. Branchenmaessig ist tentacl branchenneutral – Handel, Dienstleister, produzierendes Gewerbe und Immobilienwirtschaft sind typisch.
Welches ERP-System wird verwendet?
tentacl setzt Odoo 18 als ERP-Kern ein – ein etabliertes Open-Source-System mit ueber 7 Millionen Nutzern weltweit. Odoo deckt CRM, Buchhaltung, Lager, Einkauf, HR und mehr ab. Die KI-Agenten werden als zusaetzliche Schicht oben drauf gebaut. Wenn Sie bereits ein anderes ERP nutzen (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Lexware), ist eine Anbindung statt vollstaendigen Wechsels moeglich.
Bereit für weniger Klick-Arbeit?
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche Ihrer Prozesse
Agenten übernehmen können – und wie schnell sich das rechnet.
